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一、西安市公证处简介
西安市公证处成立于1956年，是全国成立最早的几个公证处之一。西安市公证处现在职人员110多人，其中有公证员资格的31名。仍在一线办证的公证员25人，全部公证员中，高级公证员9名，中级公证员11名。公证员全部具有本科以上学历，其中5人具有研究生学历。西安市公证处现有四个业务部（太原称科）及质量监督部、财务部和为返聘公证员专门设立的工作室。
20xx年4月17日以来，使用了现位于5层近2000平方米的办公场所（另外在7层还有近1000平米）接待大厅共设置7个公证接待室，另设置了翻译接待室，该窗口引入外部翻译公司直接派出两名工作人员接待咨询并办理业务。同时还有复印窗口、交费财务窗口、公证书领取窗口。公证接待室均配备了相应的软硬件设施，包括拍照、电脑打印、复印、扫描、查验证件等功能齐备的一体化办公设备，使公证员可以高效率的完成公证受理所需的全部工作。同时，经过对全国先进公证处的学习考察，西安市公证处采用了广东的非凡公证专用软件。该系统集合扫描身份证、户口簿等并根据身份信息自动生成相应的公证文书，大大提高公证办理效率的同时，实现无纸化办公、网上审批等。以上措施，使公证员从大量的简单重复性的手工劳动中解脱出来，从而将有限的精力投入到公证业务的钻研与创新中来，这样更加助力于公证事业的`发展。在西安市公证处，公证员在受理公证事项，并认为符合出证条件时，签注出证意见后，得益于流水化的工作分工流程，公证材料就从公证员处转出，公证员不必再操心公证书的制作、送达以及公证卷宗的归档。以上这些工作均由固定岗位上专人负责完成，这样的分工相较于我处的工作模式提升了公证员的公信力，有利于树立公证员的威信。
西安市现有15家公证处，其中市区共8家，即省、市各一家，六个城区公证处各一家。公证处体制涵盖自收自支、差额及全额三种形式。西安市现有常住人口800多万，还有200多万高校学生，加上流动人口总人口有1100多万。西安市公证处年公证办证量在7万件左右，包括涉外公证3万件。另外的4万件公证里，强制执行公证占到一半即约2万件，其它普通民事类公证占到约2万件。由于西安未划分执业辖区，故西安公证机构间通过自律公约避免不正当竞争。考虑到区级公证处的发展，同时结合具体执法事项往往由区级行政机关具体负责，市公证处主动退出涉及协助政府部门的相关公证，比如相关执法行为的保全证据公证等。除了偏远县区的公证处没有涉外资格，涉外类公证，强制执行类公证西安市区的各公证处均可以办理。
西安市公证处年公证业务收入3500万左右，强制执行类公证收费占比大约可以达到70%。其强制执行公证主要是办理银行的公司类贷款业务，另外二手房贷款合同也有所涉及，但一手房的按揭贷款基本不再办理，主要是因为公证收费低且近年来房价不断攀升，银行认为风险可控。关于民间自然人之间的借贷合同，由于之前的诉讼中，公证界就出借人资金来源的合法性审查标准上与法院发生了分歧，故考虑到风险可控程度与收益的费效比，西安市公证处不办理民间借贷公证。
此行学习考察的另外一家公证处—西安市莲湖区公证处，有12名执业公证员，其中11名在编。莲湖区公证处是西安市区级公证处里不论从收费还是办证量方面看，规模均是最大的。莲湖区司法局为方便当事人，将帮教社区矫正、法律援助和公证、司法鉴定及人民调解集合在一处，形成司法服务的“西安市莲湖区公共法律服务中心”。 莲湖区公证处由人员自由组合形成共九个公证业务部，每个公证部团队分配，处里将业务奖励拨款至每个业务部，由业务部内的公证员及助理自行分配。其实就是形成了一种团队合作模式，在团队里大家合得来的人一起办理业务，形成协作关系。这里主要讲一下其业务构成。莲湖区公证处年办证量大概3万件左右，同样以强制执行公证作为其主打业务。在年收入1000多万中比例也大概达到70%。由于各个银行一般由市级支行出面联系公证处，所以通常情况下，同级的西安市公证处办理了借款、担保合同的强制执行公证后，补充一下：当地银行通常要求由其指定的担保公司出面来为借款人提供担保，担保公司提供担保后，出于降低风险的考虑，会要求借款人提供反担保。往往担保公司位于各个市辖区，出于方便，反担保合同的公证担保公司会向各个区里的公证处申请赋予强制执行效力。这样，市区两级公证处实际上就同一贷款事项，均办理了相关强制执行公证，均收取了相应的公证费。这也就不难理解西安市的公证量大的问题了。还有一个亮点，西安市莲湖区司法局正在出面帮助协调质监、食药监、工商局等单位，由公证处为他们执法的过程办理保全证据公证。曾经发生的行政执法局与被执法人的诉讼中，西安相关法院未采信执法人员随身记录仪里记录的内容，但在对执法过程办理保全证据公证后，法院直接采信了执法证据，故现在西安执法的行政机关下一步均有可能引入公证机构保全执法过程的公证模式。另外，西安交警部门在交通事故的证据保全、事故受伤人员医药费的提存使用上也引入了公证。交警根据经验估计相应数额的医药费由机动车驾驶人预交给公证处，伤者使用上述款项时，要有交警签字的提款证明，再由公证处支付给伤者一方。这样避免了交通事故双方由于分歧耽误伤者的救治。
二、学习心得
通过考察学习，笔者认为在以下方面值得太原公证行业借鉴。
（一）我处目前的工作流程相比于西安的模式有很多可以改进的地方。我处公证员从公证受理直到公证卷宗的归档，全部都要亲自办理。接待当事人咨询后，符合受理条件时，首先需要指导当事人填写申请表，同时告知需要复印哪些证件，必要时随同当事人到我处大厅一起复印。计算公证费，如果是房产还要使用专门的评估电脑进入评估系统评估。填写收费通知单通知当事人交费。由于大多数人都没有办理过公证，加上公证事项多，每种公证又差别很大，单就申请表就需要解释很多。其次，又要告知当事人如何填写受理通知回执，第三，根据不同的公证事项打印告知书并将相关法律规定告知当事人。第四，开始一问一答填写谈话笔录。这一过程相当费时间，但程序合法是公证合法的前提，万不敢省略。第五，这之后还需要在电脑系统里编号，编完号还要亲自起草、打印公证书，这一过程也同样费时间。打印好公证书之后，公证员还要填写审批表并将公证材料统一亲自交给审批公证员，等审批完毕之后，需要领取公证专用纸并登记，再打印并将打好的公证书装订好贴上公证书皮，再回到盖章处盖章。这样，制作好的公证书通知当事人领取，当事人领取并签收后。公证员还需要整理公证档案，并将档案移交档案室。这其中需要公证员花费大量的时间及精力，但实际上这些工作中有很大一部分是简单机械重复性的劳动。人的精力是有限的，上述情况必然导致公证员无法保证在公证业务钻研、业务开拓上投入相当的时间。这样，从长远看客观上必然会影响公证处的发展。我处目前的工作模式，也无法调动全处工作人员的工作积极性，无法做到人尽其用。西安市公证处使用了现代化的办公设备，公证员接待咨询符合受理条件时，不需要出接待室，直接扫描所有证件、证明材料，形成电子档案审批时用，同时复印出所需的材料。摄像头给当事人拍照后，设备读取当事人身份证时自动将当事人身份信息录入系统，当事人的身份信息同时出现在了申请表，谈话记录等相关公证材料中无需手填，常见的公证事项自动调取出告知、谈话记录等，点击打印后，按顺序打印出一套只需当事人签名的公证材料。例如，买卖房产的委托书及公证词可以自动生成。这时公证员将公证卷宗签注电子出证意见后，无需奔波，审批公证员即可在远端看到公证材料进行审批。到此为止，公证员的工作已经基本结束，剩下的程序由流程化的其它岗位完成。出证窗口接到电脑系统通知，得知有公证事项被批准出证后，点击打印，打印并装订好，通知当事人领取公证书。对比工作效率，西安一上午可以办理八件委托公证，我们最多办两件。从管理上，建议将来实行业务办理的现代化、流程化，相应的岗位设立专职人员。公证书打印、出证、领取公证书、整理档案均实行流程化管理，提高办公效率的同时，专业化分工还可以统一相关岗位工作质量标准，提高公证质量。
（二）关于公证审批。西安市公证处设立了专职审批岗位。据介绍，这样统一了出证标准，避免了“同案不同判”的尴尬，有利于树立公证书的威信和使用效果。目前，我处实行的审批制度，由于审批人不同，每名审批人掌握的公证受理尺度不同，就会发生一个公证申请人在甲公证员处被拒绝受理的事项，在乙公证员处却被受理并出证。事情的结果就是给当事人造成混乱，客观上降低了公证行业整体的可信度，同时增加了管理的难度和被投诉的几率。建议设立专门的审批岗位，由专人负责，该审批人专职审批，不办理公证。可以一人或几人，遇上重大疑难公证事项再集体协商。
（三）建议尽快引入公证专业软件系统。这是可以短时间内实现的，且使用专业软件后，效果立竿见影。可以大大提高公证办理效率，减少差错，缩短当事人等待的时间，降低劳动工作强度，节约人力成本，配合流程化改造同时进行，将有限的人员调整到需要的岗位。
以上是我个人的一点学习体会，认识比较粗浅，请大家批评指正。
