(一)含义、功用和性质
“通知”,是“适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转下级机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员”的一种公文文体.
“通知”,亦属发布性公文,即知照文告.但它针对的对象是特定有范围的,一般是限于有关单位有关人员,所以叫它“限知性”公文.它的发布方式,多是内部印发或张贴,当然有的也可以公开张贴甚或公开发表于电台、报刊.
(二)类别及其各自的功用、要点
1.一般性通知.发布要求下级机关人员办理或需要知道的事项.要点是写明白什么事,什么时间、地点,如何办理.
2.批示性通知.针对欲发公文所加的通知.大体有三种情况和相应的三种形式.“转发”,对上级机关、同级机关或不隶属机关的公文,加按语式通知转发下去.“批转”,是对下级机关的公文加批语式通知下发,通知执行,或通知参照执行等.“颁发”(“印发”),职能机关发布行政法规、印发有关文件,并加说明式通知下发,其附件即要颁发的那个文件.
3.指示性通知.对下级机关有所指示,如认为其内容不宜用命令或指示发布的,可用“通知”发布.
4.会议通知.谁决定的召开什么会议,内容(讨论什么事项)、时间、地点、参加范围等,可用“通知”发布.
5.任免通知.任免领导人需下级机关知晓,或任免的就是下级机关领导人.主要写何机关何会议决定何人任何职.亦可归入第一类“一般性通知”中,属于要求下级知晓的.
(三)格式和写法
1.普通通知.
上述前三种为普通通知,格式写法是共通的.目的是使受文者知晓,所以要写得清楚明白.标题同于一般公文,批示性通知标题上的批发件名称可加书名号.有受文单位的写上款,范围大、类似布告的,不写上款.正文有两种:一种是较长而含较多实际内容的,分开头、主体、结尾来结撰成文.开头写通知事项的依据、目的;主体是通知本身,多采用条款式写法;结尾,一般多写贯彻本通知的时间要求、希望等.一种是较短而内容简单的,只用一段或一句成文,写动因(目的、情况、依据、政策皆可)、说明、决策.动因和说明亦可省略.
2.会议通知.
会议通知是上级机关或发起单位发给与会单位和人员的书面通知.一种是领导机关通知有关机关和人员必须参加的,一种是发起单位邀请参加的,写时口气有不同.一般格式包括标题、正文、落款三部分.
标题:重要会议的`通知属正式公文,标题写明什么单位召开什么会议的通知,要编发文号.一般会议的通知属日常事务文书,用得最多.标题可以只写“通知”,不编发文号.
正文:上款,抬头顶格写发往部门,一种是笼统写法,写一类机关的统称,如“各区、县、局”;一种是具体填写各发往单位的名称.发给个人的是称职务还是称同志,看会议性质决定.
正文主体写开会的根据、目的、日期、地点,派什么人参加,会议的内容、议程(保密性的会议不写).需要汇报、发言、带论文、材料的,以及开多久、几时报到、带何证件和交通食宿等问题,都在正文或附件中写明.
普通会议简略一些,只写时间、地点、会议内容等.发给个人的.重要些的会议接受人姓名写在正文前,正文后写“此致”
“敬礼”;一般会议接受人写在正文后,“此致”,然后提行顶格写“×××”.
落款:在正文后右下方写下召开会议单位的机关全称和年月日,加盖公章.标题上已写明单位的,只写年月日盖公章.
日用通知很简单,标题只写“通知”,正文写何时何地召开何会,何人参加,落款后贴出即可.有的打打电话通知即可,但要写下再打,免得遗漏事项.
写会议通知的注意事项:信息开门见山,交代七个要素(会名,会期,时间,地点,范围,凭证,筹办单位),注明开会准备,保证限期送到。
